Prozessautomatisierung für KMU in Microsoft 365

Prozesse automatisieren, direkt in Microsoft 365: Ich baue massgeschneiderte Apps und Workflows, die zuverlässig nach festen Regeln laufen. Entwickelt werden sie mit KI. Darum ist eine Lösung nach Mass für Schweizer KMU heute schneller und günstiger umgesetzt als je zuvor.

Erstgespräch vereinbaren

So arbeite ich

WAS SICH VERÄNDERT HAT

Lohnt sich das? Die Antwort von gestern gilt nicht mehr

Bei jeder Idee zur Prozessautomatisierung stellt sich dieselbe Frage: Lohnt sich der Aufwand? Bis vor Kurzem war die Antwort vielleicht Nein: zu teuer, zu aufwendig, zu klein. Mit KI hat sich diese Rechnung grundlegend verändert, gerade für die Digitalisierung im KMU. Was vor einem Jahr galt, gilt heute nicht mehr.

DIE ROLLE DER KI

KI unterstützt in jedem Schritt

Die KI hilft nicht nur beim Programmieren, sondern von der ersten Idee bis zum Test. Sie verschiebt die Arbeit von der trockenen technischen Umsetzung zur Gestaltung. Das bringt drei Dinge:

Tempo

Was früher manuell getippt oder geklickt wurde, wird heute automatisch erzeugt, binnen Sekunden.

Qualität

Die KI sieht Spezialfälle, macht kaum Flüchtigkeitsfehler und wird nie bequem – auch nicht bei der Dokumentation.

Kreativität

Die KI bringt Ideen ein, an die man selbst nicht gedacht hätte. Und weil Bauen kaum noch etwas kostet, kann man sie ausprobieren: Varianten testen, verwerfen, neu bauen lassen.

MEINE ROLLE

Wie ich arbeite – ich gebe die Richtung vor, die KI setzt um

Die KI hat Wissen, Ausdauer und Werkzeuge. Aber sie ist nur so gut wie die Anleitung, die sie bekommt. Was ihr fehlt, sind Menschenkenntnis, der Blick fürs Ganze und Ideen abseits des Naheliegenden. Und sie braucht jemanden, der die Technik versteht, präzise Vorgaben macht und sofort erkennt, wenn ein Ergebnis nicht taugt.

Zuhören und Verstehen

Ich höre zu, frage nach und finde heraus, wo dein Ablauf wirklich hakt und was dein Team braucht.

Gestalten

Ich lege Struktur, Datenmodell, Rollen und Regeln fest und gebe der KI die Richtung vor.

Hinterfragen und Prüfen

Ich prüfe jedes Ergebnis und hinterfrage es. Was nicht überzeugt, wird verworfen oder verbessert.

Verantworten

Ich stehe für Qualität und Sicherheit der Lösung ein, vom ersten Entwurf bis zum Livegang.

DIE BAUSTEINE

Die Bausteine der Prozessautomatisierung

Du musst nicht bei null anfangen. In Microsoft 365 steckt mit der Microsoft Power Platform bereits eine hervorragende Grundlage für die Prozessautomatisierung, genau dort, wo die meisten KMU ihre Daten schon haben. Dieselbe Plattform setzen auch grosse Konzerne für ihre Geschäftsprozesse ein.

Benutzeroberflächen

Masken, Listen und Übersichten für PC, Teams und Handy.

Power Apps

Abläufe

Freigaben, Benachrichtigungen und Ablage laufen automatisch im Hintergrund.

Power Automate

Auswertungen

Dashboards führen Daten aus mehreren Quellen zusammen. Alles auf einen Blick.

Power BI

KI-Funktionen

Rechnungen auslesen oder Fragen zu deinen Daten beantworten, dort, wo es Handarbeit spart.

CopilotAI Builder

Das Fundament

Datenbank

Alle Daten an einem Ort, mit Berechtigungen und Schnittstellen zu ERP, Buchhaltung und weiteren Systemen.

Dataverse

Alles auf einer Plattform: Microsoft 365

Eine Anmeldung, durchgängige Berechtigungen, keine Insellösungen.

OutlookTeamsSharePoint

SICHERHEIT, DATENSCHUTZ, NACHVERFOLGBARKEIT

Sicherheit auf höchstem Niveau, direkt in deinem Microsoft 365

Schnell gebaut heisst nicht unsicher. Genau deshalb setze ich auf die Power Platform. Sie läuft vollständig als Cloud-Dienst in deinem Microsoft 365. Es gibt keinen eigenen Server, der gewartet oder gepatcht werden muss, und kein Hosting, um das du dich kümmern musst.

Anmeldung mit deinem Microsoft-365-Konto, inklusive MFA

Rollen und Berechtigungen

Audit-Protokoll

Verschlüsselt gespeichert und übertragen

Automatische Backups

Getrennte Test- und Produktivumgebung

Datenrichtlinien gegen Datenabfluss

Datenstandort wie bei SharePoint (Schweiz oder Deutschland)

MEIN VERSPRECHEN

Unabhängig bleiben, auch von mir

In meinen über zehn Jahren als IT-Leiter habe ich erlebt, wie abhängig man von einem Hersteller werden kann, mit wenig Handlungsspielraum und hohen Kosten. Darum baue ich so, dass du mich nicht brauchst: in deinem Microsoft 365, auf Microsoft-Standard, offen für deine IT. Willst du die Lösung an deine IT übergeben, unterstütze ich dich dabei. Du arbeitest mit mir, weil du willst, nicht weil du musst.

Peter Scheurer

Inhaber IT-Macher GmbH

Alles in deinem Microsoft-365-Mandant

Daten und Anwendung liegen in deinem Microsoft-365-Mandant, nicht bei mir.

Volle Transparenz dank Low-Code

Bis auf wenige Ausnahmen mit Low-Code und No-Code gebaut. Jeder Ablauf lässt sich im Designer lesen und ändern, ohne Spezialwissen eines Herstellers.

Deine IT ist willkommen

Ich begrüsse eine Zusammenarbeit mit deiner IT-Abteilung. Mitdenken und Mitentwickeln ist erwünscht.

Vollständige Übergabe möglich

Willst du die Lösung ganz selbst betreiben, übergebe ich sie deiner IT samt Dokumentation.

AUS DER PRAXIS

Aus der Praxis

Jede dieser Lösungen ist aus einem konkreten Ablauf entstanden.

POWER APP

Kommunale Finanzplanung

Ausgangslage	Die mehrjährige Finanzplanung lief in fehleranfälligen Excel-Dateien.
Lösung	Massgeschneiderte App auf der Power Platform.
Ergebnis	Planung in Stunden statt Tagen.

Schematische Darstellung des Zentralen Adressbuchs mit Firmenliste und Kontaktdetails

POWER APP

Zentrales Adressbuch für Microsoft 365

Ausgangslage	Microsoft 365 hat keine zentrale Verwaltung für Firmenkontakte.
Lösung	Das Zentrale Adressbuch gleicht Kontakte mit Outlook, Teams und Smartphones ab.
Ergebnis	Eine Quelle der Wahrheit für alle.

POWER AUTOMATE

Kreditorenworkflow

Ausgangslage	Eingangsrechnungen wurden von Hand abgetippt und zur Freigabe per Mail herumgeschickt.
Lösung	Im Kreditorenworkflow werden die Rechnungen automatisch ausgelesen, an die zuständige Person zur Freigabe geleitet und danach an die Buchhaltung übergeben. Mehr dazu: Rechnungsverarbeitung automatisieren mit Power Automate.
Ergebnis	Zeitersparnis bei jeder eingehenden Rechnung.

PASST DAS ZU DIR?

Wann sich Prozessautomatisierung lohnt

Erkennst du einen dieser Punkte in deinem Betrieb wieder? Dann steckt in deinen Abläufen Potenzial. Melde dich, wir schauen es gemeinsam an.

Wiederkehrende Aufgaben fressen Zeit

Dieselben Handgriffe Tag für Tag: abtippen, kopieren, weiterleiten, nachfassen.

Medienbrüche bremsen deine Abläufe

Ein Antrag beginnt auf Papier, wird in Excel abgetippt und per E-Mail weitergeschickt. Bei jedem Wechsel geht Zeit verloren, und es schleichen sich Fehler ein. Wer solche Prozesse digitalisiert, erfasst die Daten nur einmal, und sie gehen unterwegs nicht mehr verloren.

Inseldenken pro Abteilung oder Person

Jede Abteilung, manchmal jede Person, hat ihre eigene Liste und ihr eigenes Tool. Dieselben Daten liegen mehrfach vor, und an den Übergängen läuft alles von Hand.

Der Überblick fehlt

Kein Überblick über Aufgaben und Projekte: Die Kommunikation läuft über zu viele Kanäle, Status und Fortschritt sind nicht sichtbar.

Bestehende Lösungen sind in die Jahre gekommen

Access-Datenbanken, gewachsene Excel-Makros, alte SharePoint-Workflows oder Lotus Notes: Sie laufen noch irgendwie, aber niemand will sie mehr anfassen. Ich löse sie ab und ersetze sie durch Apps und Workflows in deinem Microsoft 365.

Standardsoftware ist keine Option

Die passende Software ist zu teuer, wirft Datenschutzfragen auf oder existiert schlicht nicht.

Peter Scheurer

Inhaber IT-Macher GmbH

Telefon	+41 71 575 20 29
E-Mail	peter@itmacher.ch
Adresse	IT-Macher GmbH Scherzingerstrasse 1a 8595 Altnau

Lieber direkt sprechen?

30 Minuten per Teams-Call – kostenlos und unverbindlich.

Erstgespräch vereinbaren

FRAGEN

Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung

Deine Frage ist nicht dabei? Schreib mir.

Was kostet eine Prozessautomatisierung?

Das hängt vom Ablauf ab. Weil die KI einen grossen Teil der Entwicklung übernimmt, liegen die Kosten deutlich unter denen klassischer Individualsoftware. Im kostenlosen Erstgespräch erhältst du eine erste Einschätzung.

Ist eine Lösung, die mit KI entwickelt wird, zuverlässig?

Die KI baut, aber ich entwerfe und verantworte. Datenmodell, Rollen und Abläufe lege ich fest. Jede Änderung wird geprüft und getestet, bevor sie live geht. Die KI ersetzt das Klicken, nicht die Erfahrung.

Welche Lizenzen brauche ich?

Einfache Abläufe mit SharePoint, Outlook und Teams laufen oft mit den Lizenzen, die in Microsoft 365 bereits enthalten sind. Für Dataverse und gewisse Anbindungen braucht es zusätzliche Lizenzen für Power Apps oder Power Automate. KI-Funktionen wie das Auslesen von Rechnungen werden nutzungsabhängig über Copilot Credits abgerechnet. Ich zeige dir vorab, welche Lizenzen und Kosten für deine Lösung anfallen.

Wo liegen meine Daten?

In deiner eigenen Microsoft-365-Umgebung, am selben Ort wie deine SharePoint-Daten. Massgebend ist der Datenstandort, der in deinem Microsoft-365-Tenant konfiguriert ist, in der Regel die Schweiz oder Deutschland.

Welche Abläufe eignen sich für den Einstieg?

Abläufe, die oft vorkommen und heute viel Handarbeit kosten. Typische Einstiege sind Rechnungen, die abgetippt werden, Formulare, die gedruckt, unterschrieben und eingescannt werden, Freigaben per Mail oder eine Excel-Liste, die nur eine Person versteht.