Digitale Rechnungsfreigabe – direkt in Teams oder Outlook

Rechnungen liegen im Postfach, auf Pulten und in Weiterleitungen, und niemand weiss, wo sie stehen. Die Rechnungsfreigabe erfasst jede Rechnung automatisch, holt die Visa der Zuständigen direkt in Teams und Outlook ein und übergibt den freigegebenen Beleg mit Nachweis an die Buchhaltung.

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ABLAUF

Vom Postfach bis zur Buchhaltung

Vier Schritte, die meisten davon automatisch. Die Buchhaltung greift nur ein, wo etwas fehlt oder nicht stimmt.

Eingang

Rechnung per E-Mail an ein Postfach

KI liest Lieferant, Betrag, Fälligkeit und weitere Daten aus

Erkennung von QR- und ZUGFERD-Rechnungen

Prüfung

Kreditoren wird automatisch zugeordnet

Dubletten werden erkannt

Kostenstelle wird automatisch zugeordnet

Freigabe

Gestufte Freigabe mit automatischer Eskalation

Freigabe in Teams oder Outlook

Genehmigen oder Ablehnen mit einem Klick

Übergabe

An beliebiges ERP-System

Vollständiges Freigabeprotokoll

Archivfunktion

DEINE REGELN

Mehrstufiger Freigabeprozess mit dynamischer Zuordnung des Prüfers

Schwellwerte, Zeichnungsberechtigungen, Limiten und Stellvertretungen können zentral nach deiner Vorgabe konfiguriert werden.

Daten-Extraktion mit Confidence-Score

Ein vortrainiertes KI-Modell von Microsoft, spezialisiert auf Rechnungen, liest die Daten aus. Unsichere Werte werden markiert, damit die Buchhaltung nur prüft, was es braucht.

Rechnungsnummer, Daten, Beträge, MWST und IBAN,

Unsichere Felder sind im Formular und im Beleg farbig markiert

Ein Klick auf ein Feld zeigt die Fundstelle im PDF

Automatische Zuweisung von Kreditor und Kostenstelle

Die Lösung ordnet jede Rechnung dem richtigen Kreditor aus deinem ERP zu und schlägt die Kostenstelle anhand früherer Rechnungen desselben Lieferanten vor. Die Buchhaltung bestätigt oder korrigiert, statt alles von Hand zu erfassen.

Kreditor erkannt über UID, IBAN, Name oder Alias

Kostenstelle aus der Historie des Lieferanten vorgeschlagen

Automatische Zuweisung von Genehmiger über die Kostenstelle

Mehrstufiger Freigabeprozess

Die erste Stufe bestätigt, dass die Leistung so erbracht wurde. Ab einem Betrag, den du festlegst, bewilligt eine zweite Person die Ausgabe, mit Prüfung ihrer Limite.

Zuständigkeit pro Kostenstelle oder Projekt

Reicht eine Limite nicht, prüft jemand mit genügend Limite nach

Vier-Augen-Prinzip: Niemand bewilligt die eigene Rechnung

Automatische Eskalation

Bleibt eine Freigabe offen, erinnert die Lösung. Danach kommt die Stellvertretung dazu, danach die nächsthöhere Stelle bis zur Geschäftsleitung. Die Fristen werden zentral festgelegt.

Keine Rechnung bleibt liegen

Kein manueller Eingriff notwendig

Funktioniert auch bei Abwesenheit einer Person

SICHERHEIT & COMPLIANCE

Deine Daten bleiben unter deiner Kontrolle

Das Adressbuch läuft vollständig in deiner eigenen Microsoft-365-Umgebung – keine externen Server.

Anmeldung mit Microsoft

Single Sign-On über Microsoft Entra ID – kein zusätzliches Passwort und mit Multifaktor-Authentifizierung

Datenspeicherort

Die Daten liegen bei Microsoft, am selben Ort wie deine SharePoint-Daten.

Berechtigungen

Prüfer sehen nur die Rechnungen, die sie freigeben.

Protokollierung und Audit-Trail

Jede Änderung wird mit altem und neuem Wert protokolliert.

SYSTEMANBINDUNG

Übergabe an dein Buchhaltungssystem

Freigegebene Rechnungen gehen geordnet an die Buchhaltung. Bei Bedarf über eine automatisierte Schnittstelle.

Die abgebildeten Logos dienen ausschliesslich der Veranschaulichung der Kompatibilität und implizieren keine Partnerschaft oder Zertifizierung.

BETREIBSKOSTEN

Tiefe Betriebskosten, ohne eigene Infrastruktur

Die Rechnungsfreigabe läuft in deinem Microsoft 365 Mandanten. Es gibt nichts zu betreiben und nichts zu warten: keine Server, keine Datenbank.

Lizenz nur für die Buchhaltung, rund CHF 5 pro Person und Monat

Wenige Rappen pro ausgelesener Seite

Genehmiger in Teams und Outlook brauchen keine zusätzliche Lizenz

Keine Kosten für Server, Datenbank oder Wartung

PILOTKUNDE GESUCHT

Als Pilotkunde zu Vorzugskonditionen einsteigen

Die Rechnungsfreigabe ist gebaut und in einer Testumgebung erprobt. Jetzt suche ich zwei bis drei KMU, die sie produktiv einsetzen. Vergünstigte Einrichtung gegen Rückmeldungen aus dem Betrieb und eine Referenz.

Kennenlernen	Du siehst den Ablauf live, wir klären, ob die Lösung zu deinen Abläufen passt.
Einrichtung	Installation in deinem Microsoft 365, Freigaberegeln, Kostenstellen und Limiten, Fristen.
Pilotbetrieb	Echte Rechnungen, eng begleitet. Fehler behebe ich sofort, Verbesserungen kommen für alle mit den Updates.
Auswertung	Nach drei Monaten schauen wir gemeinsam auf Durchlaufzeiten und Erfahrungen.

PILOTKONDITIONEN

50 % auf die Einrichtung

Vergünstigte Einrichtung und Einführung

Persönliche Begleitung in der Startphase

Prioritäre Reaktionszeit

IM GEGENZUG

Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge

Eine Referenz nach erfolgreichem Pilot

VORAUSSETZUNGEN

100 Kreditorenrechnungen pro Monat

Microsoft 365 im Einsatz

Als Pilotkunde melden

Laufende Kosten: Power-Apps-Lizenz für die Buchhaltung (ca. CHF 5 pro Person und Monat) und wenige Rappen pro ausgelesener Seite.

KONTAKT

Interesse oder Fragen?

Ich freue mich auf deine Nachricht.

Peter Scheurer

Inhaber IT-Macher GmbH

Telefon	+41 71 575 20 29
E-Mail	peter@itmacher.ch
Adresse	IT-Macher GmbH Scherzingerstrasse 1a 8595 Altnau

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