Du verwendest Microsoft Teams für die interne und externe Kommunikation? Du bist mit der integrierten Kontaktverwaltung in Teams nicht zufrieden? Dann bist du hier richtig.
In diesem Blogbeitrag zeige ich dir eine Möglichkeit, wie du deine Firmenkontakte zentral verwalten kannst. Und zwar mit Microsoft Tools – ganz ohne Softwarelösung eines Drittanbieters.
Welche Probleme gibt es mit dem Teams Adressbuch?
Die in Microsoft Teams integrierte Anwendung zur Verwaltung von Kontakten ist sehr eingeschränkt – unter anderem aufgrund der folgenden Schwachstellen.
Nur persönliches Adressbuch
Die in Microsoft Teams gespeicherten Kontakte sind nur für dich, nicht aber für deine Arbeitskollegen sichtbar. Jeder pflegt also seine eigene Kontaktliste. Dies ist nicht gerade besonders effizient und stellt einen Mehraufwand dar, der durch eine zentrale Verwaltung vermieden werden könnte.
Schlecht funktionierende Synchronisierung mit Outlook
Man könnte davon ausgehen, dass in Teams erstellte Kontakte auch im Outlook-Adressbuch erscheinen. In der Praxis scheint das ein Problem darzustellen. Denn in vielen Fällen funktioniert der Abgleich gar nicht oder es werden Duplikate erstellt. Wenn die Kontakte in Outlook erstellt werden, funktioniert der Abgleich besser, aber auch in diesem Fall treten immer wieder Probleme auf.
Unübersichtliche Darstellung
Teams stellt die Kontakte als einfache Liste dar, es können nur vordefinierte Spalten ein- oder ausgeblendet werden. Es ist beispielsweise nicht möglich, die Adresse des Kontakts in der Übersicht anzuzeigen. Außerdem ist es nicht möglich, Kontakte zu filtern oder zu gruppieren.
Schlechte Suchfunktion
Die Suchfunktion ist begrenzt. Wenn du z.B. in den Feldern Firma oder Adresse suchst, liefert die Suchfunktion keine Treffer.
Nur vorgegebene Felder nutzbar
Sowohl bei der Erstellung als auch der Bearbeitung eines Kontakts können nur diese fünf Felder bearbeitet werden:
- Vorname
- Nachname
- Telefon
- Unternehmen
Keine Erkennung von Duplikaten
Beim Anlegen von Kontakten wird nicht geprüft, ob dieser Kontakt bereits im Adressbuch vorhanden ist. Lediglich bei der Rufnummer wird geprüft, ob diese bereits bei einem anderen Kontakt vorhanden ist.
Dasselbe gilt für das Feld «Unternehmen». Hier wird nicht nach bereits erfassten Unternehmen gesucht, sondern es handelt sich um ein Freitextfeld.
So werden schnell einmal unabsichtlich Duplikate erstellt, was zu einer deutlichen Verschlechterung der Datenqualität führt.
Keine Anbindung externer Datenquellen
Es können keine Adressen aus externen Quellen angebunden werden. Das führt zwangsweise dazu, dass die Kontakte mehrfach in verschiedenen Systemen bei verschiedenen Benutzern erfasst werden müssen. Dies ist ineffizient, fehleranfällig und führt zum Verlust von Kontaktinformationen, wenn ein Benutzerkonto gelöscht wird.
Zentrales Adressbuch in Microsoft Teams – so geht’s
Du fragst dich, ob man diese Schwachstellen nicht umgehen kann? Es muss doch eine Lösung geben… Die gibt es! Und das ganz ohne Software von Drittanbietern. Mit Microsoft Tools auf der Microsoft Power Plattform kann ein effizientes und benutzerfreundliches zentrales Adressbuch realisiert werden, welches eine sehr gute Datenqualität ermöglicht.
Microsoft Power Apps
Power Apps eignen sich hervorragend für die unternehmensweite Kontaktverwaltung. Power Apps sind nahtlos in Microsoft-Dienste wie Microsoft Teams und Outlook integriert. Ausserdem sind sie flexibel anpassbar und beliebig erweiterbar.
In diesem Blogbeitrag möchte ich nicht auf die technischen Details eingehen, sondern dir anhand einer Beispiel-App aufzeigen, wo die Vorteile auf der Anwenderseite liegen.
Auf folgender Abbildung siehst du ein Beispiel für die Kontaktverwaltung mit Hilfe von Power Apps. Da sich die App an deine individuellen Bedürfnisse anpassen lässt, kann auch die Darstellung variieren. Diese Power App ist in Teams integriert.
Zentrales Adressbuch
Bei Power Apps werden die Adressdaten in einer zentralen Datenbank gespeichert. So werden Kontakte nur einmal gespeichert und Änderungen sind sofort für alle Benutzer sichtbar.
Gegliedert nach Firmen und Kontakten
In dieser Power App wird zwischen Firmen und Kontakten unterschieden. Einer Firma können mehrere Kontakte zugeordnet werden.
Individuelle Ansichten mit komplexen Filtern
Ansichten können durch beliebige Spalten erweitert werden. Komplexe Filter mit mehreren Bedingungen können angewendet und Spalten nach Werten gruppiert werden. Anwender können individualisierte Ansichten speichern und bei Bedarf abrufen. Auch ein Schnellfilter über das Suchfeld steht zur Verfügung.
Blitzschnelle Suchfunktion
Die Suchfunktion ist blitzschnell und durchsucht alle Spalten, auch wenn nur Fragmente als Suchbegriff eingegeben werden.
Zwei-Wege-Synchronisierung mit Outlook, Teams und Smartphone
Kontakte können aus der zentralen Datenbank in das persönliche Adressbuch in Outlook synchronisiert werden. Die synchronisierten Kontakte erscheinen dann auch in der nativen Kontakte-Anwendung von Teams und in der nativen Kontakte-Anwendung auf deinem Smartphone (iPhone und Android). Unabhängig davon, ob du mit Teams oder mit deinem Handy telefonierst, werden Anrufe immer mit Namen angezeigt, wenn du sie als Kontakt gespeichert hast.
Änderungen an einem Kontakt, die du am Smartphone oder in Outlook vornimmst, werden mit der zentralen Datenbank synchronisiert. Die Synchronisierung funktioniert also in beide Richtungen.
Welche Kontakte synchronisiert werden sollen, kann über benutzerdefinierte Filter festgelegt werden. Ein Vertriebsmitarbeiter benötigt beispielsweise keine Kontaktdaten von Bewerbern. Umgekehrt benötigt die Personalverantwortliche nicht unbedingt die Adressen von Lieferanten oder Kunden.
Berechtigungen
Der Zugriff auf Kontakte kann über Berechtigungen gesteuert werden. Dies kann aus Datenschutz- und Vertraulichkeitsgründen sinnvoll oder notwendig sein.
Berechtigungen können über Sicherheitsgruppen gesteuert werden, die optional mit Active Directory synchronisiert werden.
Anbindung von weiteren Datenquellen
Die Anbindung weiterer Datenquellen wie ERP- oder CRM-Systeme, Active Directory, SQL-Datenbanken, Excel-Tabellen, SharePoint-Listen etc. ist möglich. Damit ist sichergestellt, dass Kontakte nur einmal erfasst werden müssen.
Microsoft Power Apps – Mehr als nur ein Adressbuch
Die hier vorgestellte Lösung basiert auf einer lizenzpflichtigen Power App. Jeder Benutzer benötigt eine Power Apps per App Lizenz, die ungefähr CHF 5.- / Benutzer / Monat kostet.
Das Tolle daran? Diese Lizenz ermöglicht dir die Nutzung weiterer Features auf der Power Plattform. Die Anwendung kann beliebig erweitert werden, sodass ein kleines, individuelles CRM entsteht. Hier einige Ideen:
- Verantwortlichkeiten regeln: Wer ist interner Ansprechpartner für welchen Kontakt?
- Alle Projekte/Bestellungen/Anfragen zum Kontakt anzeigen
- Notizen zu Gesprächen zentral speichern
- Rückrufnotiz per Knopfdruck an Kollegen weiterleiten und nachverfolgen
- E-Mails zum Kontakt zentral ablegen (synchronisiert mit Outlook)
- E-Mail-Vorlagen erstellen und automatisiert versenden
- Automatisch einen Ordner auf SharePoint erstellen für jeden Kontakt der Kategorie «Kunde»
- …
Fazit
Die integrierte Kontaktverwaltung in Microsoft Teams weist einige Schwachstellen auf, die durch eine Lösung auf Basis von Microsoft Power Apps überwunden werden können. Diese Lösung bietet eine zentrale Speicherung der Adressdaten, eine effiziente Synchronisierung mit Outlook und Teams, sowie flexible Anpassungsmöglichkeiten und Berechtigungssteuerungen. Dadurch wird die Verwaltung von Firmenkontakten erheblich verbessert und die Effizienz gesteigert. Die Power App kann sogar als kleines CRM-System genutzt werden, was den Mehrwert für Unternehmen weiter erhöht. Prädikat: Empfehlenswert!
