In diesem Blogpost zeige ich dir einige Power App Features, die du ohne Entwicklungsaufwand nutzen kannst und die in den meisten Unternehmen einsetzbar sind.
Microsoft Power Automate
Power Automate ist ein Dienst, mit dem Benutzer automatisierte Workflows unter Einbezug verschiedener Anwendungen und Dienste erstellen können. Diese Workflows helfen dabei, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Die Erstellung der Workflows erfolgt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die auch für Personen ohne Programmierkenntnisse geeignet ist.
Es gibt Hunderte von Systemen, die über Power Automate angesprochen werden können.
Adaptive Karten
Du kannst sogenannte «adaptive Karten» individuell gestalten und automatisiert über Teams versenden. Die Karten können z.B. Text, Diagramme, Grafiken, Schaltflächen, Auswahl- und Checkboxen enthalten. Sie erleichtern die Benutzerinteraktion und können beispielsweise zum automatisierten Sammeln von Informationen oder Verteilen von Status-Updates oder Benachrichtigungen verwendet werden.
Besonders interessant wird diese Funktion im Zusammenspiel mit bestehenden Softwarelösungen oder Power Apps, bei denen Informationen automatisch versendet und Antworten automatisch weiterverarbeitet werden können. E-Mail-Ping-Pong gehört damit der Vergangenheit an.
Genehmigungen
Mit der Funktion «Genehmigungen» kannst du Genehmigungsanfragen direkt in Microsoft Teams oder über die Power Automate App erstellen, senden und nachverfolgen. Mehrstufige Genehmigungen sind genauso möglich wie das Festlegen von Stellvertretungen bei Abwesenheit.
Kontaktverwaltung & Synchronisierung
Eine Power App kann als zentrales Firmenadressbuch und zur Verwaltung von Kundenbeziehungen verwendet werden. Du kannst Kontakte von der Power App mit deinen persönlichen Kontakten in Outlook synchronisieren. So stehen dir deine Kontakte überall, auch auf dem Smartphone und in Microsoft Teams, zur Verfügung. Egal, wo ein Kontakt bearbeitet wird: Änderungen werden immer synchronisiert.
Wenn du eine gute Kontaktverwaltung im Microsoft-Ökosystem suchst, könnte diese Lösung für dich interessant sein. Sie bietet sich auch an, wenn Kontakte aus einem bestehenden System synchronisiert werden sollen. Diese Lösung ist deutlich besser geeignet als SharePoint-Listen, freigegebene Ordner in Outlook oder das globale Adressbuch von Microsoft Exchange.
Zentrale E-Mail-Nachverfolgung
Ergänzend zur zentralen Kontaktverwaltung bietet sich insbesondere das E-Mail-Tracking an. Mit der E-Mail-Integration von Power Apps kannst du den E-Mail-Verkehr zwischen Mitarbeitenden und externen Kontakten zentral ablegen. So sind wichtige Informationen zu Kontakten, Projekten und Aufträgen stets verfügbar und auch thematisch zugeordnet.
Ein weiterer Vorteil: Es gehen keine wichtigen Informationen verloren. Auch nicht dann, wenn ein Postfach aufgrund eines Austritts deaktiviert oder gelöscht wird.
Ähnlich wie E-Mails können auch Termine, Aufgaben und benutzerdefinierte Aktivitäten nachverfolgt werden.
Business Process Flows
Wenn du deine Prozesse mit Power Apps abbildest, können deine Unternehmensprozesse mit Business Process Flows visuell dargestellt werden. Durch die Visualisierung der einzelnen Schritte kannst du leicht nachvollziehen, in welcher Phase sich ein Prozess befindet und was als Nächstes zu tun ist. Business Process Flows können auch Bedingungen enthalten, die einen Einfluss darauf haben, wie es im Prozess weitergeht.
Fazit
Der Büroalltag ist oft geprägt von repetitiven, ermüdenden und fehleranfälligen administrativen Tätigkeiten. Das Potenzial, durch Automatisierung von Prozessen langfristig Zeit zu sparen, ist gross. Dies gilt für komplexe Unternehmensprozesse, aber auch für Mikroprozesse – getreu dem Motto «Kleinvieh macht auch Mist».
Die Power Plattform bietet zahlreiche Werkzeuge zur Prozessoptimierung, die schnell und einfach eingesetzt werden können. Viele Bausteine und Logiken sind bereits vorgefertigt, was eine zügige Implementierung ermöglicht. Diese Tools eignen sich hervorragend als Ergänzung zu bestehenden Systemen, da nahezu alle Systeme an die Microsoft Power Platform angebunden werden können. Zudem sind viele der Werkzeuge kostenlos nutzbar.
