Serienmails in Outlook? Schon immer ein mühsames Unterfangen. Und sobald ein Anhang ins Spiel kommt, wird’s richtig kompliziert – denn das geht standardmäßig gar nicht. In diesem Blogpost zeige ich dir, wie du Serienmails ganz einfach versendest – mit oder ohne Anhang.
Was mich an Serienmails in Outlook stört
Keine Anhänge Outlook selbst bietet keine native Funktion, um personalisierte Serienmails mit individuellen Anhängen zu versenden.
Begrenzte Datenfelder Outlook kann nur das verarbeiten, was im Kontaktformular vorgesehen ist. Individuelle Felder? Fehlanzeige. Wer mehr Kontext braucht – etwa Sprache, Rolle oder Kundenstatus – bleibt auf der Strecke.
Template-Wildwuchs Jeder pflegt seine eigenen E-Mail-Vorlagen. Es gibt keine zentrale Ablage, keine Versionierung, keine Konsistenz. Einheitliches Auftreten nach außen? Nur mit Glück und Disziplin.
Keine Automatisierung Wenn-Dann-Logik wie „Sende Geburtstagsmail automatisch am Stichtag“ ist schlicht nicht vorgesehen. Alles muss manuell angestossen werden – selbst bei wiederkehrenden Szenarien.
Keine Nachverfolgung Wer hat wann welche Mail bekommen? Outlook weiß es nicht. Eine Historie pro Kontakt fehlt – und damit auch jede Grundlage für gezielte Folgekommunikation.
Empfängerlisten? Mühsam. Segmentierung nach Sprache, Region oder Status ist nur mit externen Tools oder Excel-Kunststücken möglich. Für dynamische Zielgruppen ist Outlook einfach nicht gemacht
Wie gehts besser?
Mit einer Model Driven App, die mit Outlook (oder besser gesagt Exchange) verbunden ist. Und plötzlich ist alles viel einfacher:
- Kontakte werden unternehmensweit zentral gepflegt. In einer Datenbank, die individuell anpassbar ist
- Zentral verwaltete E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern
- Besserer Anredelogik wie Liebe Anna oder Lieber Peter
- Versand mit wenigen Klicks, direkt aus der App. Empfänger auswählen -> E-Mail -> Template auswählen –> senden.
- Nachverfolgung der versendeten Emails. Zentral und für alle Einsehbar.
- Wenn-Dann Logik / Automatisierung mit Power Automate möglich.
Aber eins ums andere. Schauen wir es uns zusammen im Detail an.
Was sind Model-Driven Apps?
Eine Model-Driven App ist eine datenzentrierte Anwendung in der Microsoft Power Platform, die automatisch aus deiner Datenstruktur (Dataverse) generiert wird. Sie bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Formularen, Ansichten und Dashboards – ideal für komplexe Geschäftsprozesse wie Kontaktmanagement, E-Mail-Versand oder CRM-Funktionen. Model Driven Apps können sehr schnell erstellt und individualisiert werden. Du kannst hier einen ausführlicheren Blogpost über Model-Driven-Apps lesen.
Model-Driven Apps sind Teil der Microsoft Power Plattform, zu der auch Power Automate und Power BI gehören.
Bevor wir E-Mails über Model-Driven Apps versenden können, brauchen wir ein zentrales Adressbuch, in der wir unsere Kontakte pflegen.
Zentrales Adressbuch mit einer Model-Driven App
Im Microsoft-Ökosystem fehlt standardmäßig ein wirklich zentrales Adressbuch, das nahtlos in Outlook und Teams integriert ist. Zwar lassen sich Kontakte in SharePoint-Listen pflegen, doch diese sind nicht für die Synchronisation mit Exchange optimiert. Shared Mailboxes bieten eine gewisse Übersicht, sind aber schwer zu verwalten. Professionelle CRM-Systeme wie Dynamics 365 Sales lösen das Problem zwar technisch, bringen aber hohe Lizenzkosten und oft unnötige Komplexität mit sich.
Genau hier kommen Model-Driven Apps ins Spiel: Sie bieten eine elegante und skalierbare Lösung für die zentrale Kontaktverwaltung – mit frei definierbaren Feldern, rollenbasierten Berechtigungen, nahtloser Outlook-Integration und der Möglichkeit, Prozesse wie E-Mail-Versand, Anrede-Logik oder Nachverfolgung direkt im System abzubilden. Keine Lizenzmonster, keine Workarounds – einfach eine App, die macht, was sie soll.
Outlook-Integration von Model-Driven Apps
Die Outlook-Integration von Model-Driven Apps bringt echte Alltagserleichterung: Kotakte und E-Mails können zwischen der Model-Driven App und Outlook synchronisiert werden. So entsteht ein durchgängiger Informationsfluss: Was in der Model-Driven App passiert, ist auch im Posteingang präsent – und umgekehrt.
Während das Outlook-Postfach ein persönlicher Speicher für E-Mails ist, dient die Model-Driven App als zentrale Kommunikationsdrehscheibe für Teams oder ganze Organisationen. Auf dein Outlook-Postfach hast in der Regel nur du Zugriff – die Model-Driven App hingegen erlaubt mehreren Benutzern den gemeinsamen Zugriff auf E-Mails, die einem Kontakt, Unternehmen, Projekt oder beliebigen Vorgang zugeordnet sind. So entsteht eine transparente, durchsuchbare und gemeinsam nutzbare Ablage – ohne Weiterleitungschaos und ohne Postfachfreigaben.
Im folgenden Bild siehst du links eine E-Mail von Rob Otter in Outlook – und rechts dieselbe Nachricht, eingebettet in der Model-Driven App unter dem Kontakt Rob Otter. Die E-Mail ist in beiden Systemen vollständig sichtbar und kann direkt beantwortet werden – egal ob aus Outlook oder aus der App.
Warum das besonders praktisch für den Versand von Serienmails ist, erfährst du jetzt.
E-Mail Templates in Model-Driven Apps
E-Mail-Templates in Model-Driven Apps sind ein echter Gamechanger. Sie lassen sich direkt im System erstellen.
Du kannst dynamischen Text einfügen, der sich anhand des Empfängers, oder auch des Absenders ändert – wie zum Beispiel den Namen in der Anrede oder den Namen im Absender.
Im folgenden Beispiel erstelle ich ein Template für Geburtstagsglückwünsche. Das ist für ein Serienmail vielleicht nicht das beste Beispiel, aber du kannst dir vorstellen, worauf ich hinaus will.
Hier kannst du auch Anhänge anfügen, die immer mit dem E-Mail versendet werden.
PS: Auf die geschlechtsspezifische Grussformel komme ich gleich.
Wir haben also eine E-Mail-Vorlage für ein Serienmail in Outlook mit wenigen Klicks erstellt. Der Versand? Genauso simpel: Kontakt(e) auswählen, Vorlage wählen, E-Mail senden.
In meinem Beispiel habe ich die Kontakte über die Suchfunktion gefiltert. Es lassen sich aber auch vordefinierte Filter oder Verteilerlisten erstellen, die wiederverwendet werden können.
Dank der Outlook-Integration ist alles nachvollziehbar – auch für deine Arbeitskollegen. Die gerade gesendete E-Mail erscheint in der Power App beim Kontakt sowie in Outlook unter den gesendeten E-Mails des Absenders.
Geschlechtsspezifische Grussformel
Ein Haken hat das Ganze, die Anrede war mit Liebe(r) etwas unpersönlich und generisch. Um eine persönliche Anrede zu erstellen, muss das Geschlecht oder die Anrede im Kontakt hinterlegt sein.
Die Herausforderung besteht darin, dass dieses Feld selten gepflegt wird. Außerdem ist im Template-Editor keine Wenn-Dann-Klausel möglich. Ich kann also nicht sagen: „Wenn Geschlecht männlich: Lieber. Wenn Geschlecht weiblich: Liebe.”
Die Lösung: Ich erstelle in der Datenbank eine zusätzliche Spalte namens „Anredeformel”. Diese wird mit künstlicher Intelligenz automatisch anhand der Anrede und, falls diese leer ist, anhand des Vornamens befüllt. „Wenn Vorname männlich: Lieber. Wenn der Vorname weiblich ist: „Liebe.”
In einer weiteren Spalte könnte ich abfragen, wie sicher sich die KI bei der Geschlechtsbestimmung war als Ganzzahl zwischen 0 und 100. So könnte vor einem E-Mail-Versand geprüft werden, ob noch irgendwo manuell nachgearbeitet werden muss.
Jetzt wo wir das Feld «Anredeformel» in der Datenbank haben, ist es ein leichtes, diese in E-Mail Templates zu verwenden…
Individuelle Anhänge pro Empfänger
Wenn du individuelle Anhänge pro Empfänger versenden möchtest, geht das – mit ein paar Tricks. Die Dateien werden direkt beim jeweiligen Kontakt hinterlegt. Ein Power Automate Flow übernimmt den Versand und fügt den passenden Anhang aus dem jeweiligen Kontaktobjekt automatisch hinzu.
Automatisierter Versand von Emails
Das Versenden von Serienmails ist nur ein Teil dessen, was mit Power Apps möglich ist. Spannend wird es, wenn E-Mails automatisch ausgelöst werden – durch konkrete Ereignisse im System.
Ob ein neuer Kontakt angelegt, ein Status geändert oder ein Formular abgeschickt wird: Power Apps kann diese Trigger nutzen, um sofort die passende Nachricht zu versenden.
So entsteht ein automatisierter Kommunikationsfluss, der nicht nur Zeit spart, sondern auch für Konsistenz und Nachvollziehbarkeit sorgt.
Ein einfaches Beispiel wäre der Versand von Glückwünschen zum Geburtstag. Immer am Geburtstag eines Kontakts soll automatisch eine E-Mail mit dem Template «Geburtstagsglückwunsch» versendet werden. Es gibt endlos viele Anwendungsfälle für den automatisierten Versand von Emails.
Angenommen, wir erfassen auch Mitarbeitende im zentralen Adressbuch und möchten den Bewerbungs- und Onboarding-Prozess mit einer Model-Driven App optimieren – dann eröffnen sich zahlreiche Möglichkeiten für den automatisierten E-Mail-Versand. Schon in diesem einen Prozess lassen sich verschiedenste Nachrichten gezielt und ereignisgesteuert auslösen: von der Eingangsbestätigung der Bewerbung bis zur Willkommensmail am ersten Arbeitstag.
- Empfangsbestätigung Bewerbung
- Zusagen / Absagen
- Terminvereinbarungen
- Rückfragen / Datenerhebung ggf. mit Formularen
- Versand von Verträgen
- Willkommens-Email
- Informationen zum Onboarding
- Geburtstags- oder Jubiläumsgrüsse
Achtung bei Versand von Massen-E-Mails
Das Versenden von Massen-E-Mails direkt über Exchange – etwa via Power Apps oder Outlook – birgt Risiken. Werden zu viele E-Mails in kurzer Zeit an zahlreiche Empfänger gesendet, kann das System sie als Spam einstufen. Die Folge: Nachrichten landen im Junk-Ordner oder werden gar nicht zugestellt.
Erkundige dich bei der IT deines Unternehmens, wie viele E-Mails pro Tag und Postfach erlaubt sind. Als Faustregel gilt: Bleib unter 500 E-Mails pro Tag und Postfach, um auf der sicheren Seite zu sein.
Microsoft hat sogenannte High Volume E-Mail Postfächer angekündigt, die speziell für den Versand grosser Mengen interner E-Mails konzipiert sind. Die allgemeine Verfügbarkeit ist für 2026 geplant.
Für grössere Kampagnen – insbesondere mit externen Empfängern – empfiehlt sich der Einsatz spezialisierter Dienste, die auf hohe Versandvolumen und zuverlässige Zustellung ausgelegt sind.
Fazit
Ob Serien-E-Mails, automatisierte E-Mails mit und ohne Anhang: Mit Power Apps bringst du Struktur in die Kommunikation und entlastest dein Team im Alltag. Die nahtlose Integration in Outlook macht das Versenden und Nachverfolgen von E-Mails aus Vorlagen zum Kinderspiel.
