Wer in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen arbeitet, kennt das leidige Spiel: Rechnungen trudeln per E-Mail – oder per Post 😱 – ein, müssen manuell geprüft, abgelegt, freigegeben, ins Buchhaltungssystem übertragen und bezahlt werden.
Dieser Prozess ist nicht nur lästig, sondern auch fehleranfällig und ineffizient.
Die Lösung: Automatisierung mit Microsoft-Tools und KI
Statt sich weiter mit manuellen Prozessen herumzuschlagen, habe ich die Rechnungsverarbeitung vollständig automatisiert – und das ausschließlich mit den Bordmitteln von Microsoft und AbaNinja, meinem Buchhaltungssystem. Kein teures Zusatztool, keine komplizierte Integration. Künstliche Intelligenz übernimmt den Grossteil der Arbeit.
Zum Einsatz kommen:
- Power Automate für die Prozesssteuerung
- SharePoint zur strukturierten Ablage
- Microsoft Teams für den Genehmigungsprozess
- KI für die Extraktion von Metadaten
- AbaNinja für die Buchhaltung
Das Ergebnis: Ein schlanker, effizienter Workflow, der nicht nur Zeit spart, sondern auch die Fehlerquote drastisch reduziert. Und das Beste daran – der gesamte Prozess läuft im Hintergrund, ohne dass jemand Copy-Paste oder PDF-Suche betreiben muss.
Der automatisierte Workflow im Detail
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung folgt einem klar strukturierten Ablauf, unterteilt in drei Sub-Prozesse:
- Ablage der Rechnung in SharePoint
- Genehmigung
- Verarbeitung im Buchhaltungs-System
Ablage der Rechnung in SharePoint
Die meisten Rechnungen treffen per E-Mail in einem dafür vorgesehenen Postfach ein. Eine KI prüft automatisch alle eingehenden E-Mails mit PDF-Anhang darauf, ob es sich um eine Rechnung handelt. Wird eine Rechnung erkannt, wird die PDF-Datei in einer SharePoint-Bibliothek abgelegt und die E-Mail in den Ordner „verarbeitet“ verschoben. Anschliessend erfolgt die Extraktion der Rechnungsmetadaten, die in die entsprechenden SharePoint-Spalten übertragen werden.
Die Verarbeitung erfolgt im Hintergrund – vollständig automatisiert und ohne manuelle Beteiligung.
Papierrechnungen werden gescannt und direkt in der SharePoint-Bibliothek abgelegt. Anschliessend extrahiert die KI auch hier die Metadaten.
Die Dokumente in SharePoint, hier nach Kreditor gruppiert.
PS: Ich speichere Belege grundsätzlich zuerst in SharePoint – einerseits wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, andererseits wegen der hervorragenden Suchfunktion, die mir das Wiederfinden enorm erleichtert.
Genehmigung in Microsoft Teams
In den meisten Unternehmen werden Rechnungen vor der Bezahlung geprüft und genehmigt. In diesem Fall erfolgt die Freigabe komfortabel über Microsoft Approvals innerhalb von Microsoft Teams.
Bei einem Einzelunternehmen gestaltet sich dieser Prozess besonders einfach.
So sieht eine Genehmigungsanfrage bei mir aus.
Die Metadaten wie Kreditor, Produkt bzw. Dienstleistung, Betrag und Zahlungsmethode wurden automatisch durch die KI extrahiert. In den meisten Fällen genügt diese Information bereits zur Genehmigung – das PDF muss ich dafür nicht einmal öffnen.
Wer welche Rechnung genehmigen muss, variiert je nach Organisation. Der Workflow lässt sich flexibel erweitern – beispielsweise durch die Zuordnung von Kreditoren zu Kostenstellen. So können die jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen automatisch zur Genehmigung aufgefordert werden.
Microsoft Approvals unterstützt dabei:
- mehrstufige Genehmigungsprozesse
- sequentielle oder parallele Abläufe
- Weiterleitung und Delegation von Genehmigungen
Damit lässt sich der Freigabeprozess effizient und transparent gestalten – unabhängig von der Unternehmensgrösse.
Verarbeitung im Buchhaltungs-System
Nach erfolgreicher Freigabe wird die Rechnung automatisch an das Buchhaltungssystem übermittelt – bei mir ganz unkompliziert über eine E-Mail-Schnittstelle. Die Rechnung wird dort erneut verarbeitet, Metadaten per OCR oder KI extrahiert .
Alternativ wäre auch eine direkte Übergabe per API möglich – besonders dann sinnvoll, wenn das ERP-System diese Schnittstelle unterstützt und der Implementierungsaufwand gerechtfertigt ist.
Anschliessend wird die Rechnung entweder auf das entsprechende Konto gebucht und zur Zahlung freigegeben oder – im Fall einer Kreditkartenzahlung bzw. eines Lastschriftverfahrens (LSV) – einer bereits erfolgten Buchung zugewiesen.
Falls die API deines Buchhaltungssystems es erlaubt, könnte auch dieser letzte Schritt komplett automatisiert werden. Die Kontierung
Implementierung & Kosten: Schlank, flexibel, skalierbar
Die Umsetzung des automatisierten Rechnungsworkflows war überraschend unkompliziert: Mit den vorhandenen Microsoft-Tools wie Power Automate, SharePoint und Teams konnte der Prozess in wenigen Stunden eingerichtet werden – ganz ohne externe Dienstleister oder zusätzliche Software.
Geringe Kosten können für die KI-Verarbeitung anfallen, diese stehen aber in keinem Verhältnis zum eingesparten manuellen Aufwand.
Vorteile & Fazit: Mehr Zeit fürs Wesentliche
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bringt spürbare Entlastung – nicht nur für die Buchhaltung, sondern für das gesamte Unternehmen. Statt sich mit PDFs, manuellen Eingaben und Freigabeprozessen herumzuschlagen, läuft alles digital, transparent und zuverlässig im Hintergrund.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Zeitersparnis: Keine manuelle Ablage, kein Copy-Paste, keine E-Mail-Ping-Pong
- Fehlerreduktion: KI erkennt und extrahiert Daten präzise – ganz ohne Tippfehler
- Fokus: Mein Rechnungspostfach ist praktisch immer aufgeräumt. Ich kann mich auf mein eigentliches Business konzentrieren.
Wer ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet, kann mit wenig Aufwand eine Lösung schaffen, die nicht nur effizient, sondern auch kostenschonend ist – und dabei skalierbar für zukünftige Anforderungen bleibt.
